Não perca tempo. Organize seu computador!

Se para executar seu trabalho, você precisa de um computador (se identificou?), provavelmente, em sua rotina, lida com muitos documentos: financeiros, técnicos e até confidenciais. E talvez receba centenas de e-mails todo dia. Por mais cuidadoso que seja, pode ter acontecido, ao menos uma vez, que você tenha enviado uma mensagem (com ou sem documentos anexados) ao destinatário errado.

Em termos de segurança, é um vazamento de dados. Um estudo que fizemos no ano passado verificou que cerca de um em cada três vazamentos resulta na demissão de alguém. Claro que isso pode acontecer não apenas pelo envio de arquivos importantes para a pessoa errada, mas também devido às configurações incorretas de acesso. Esse post é sobre esse tipo de problema – abordado não pelo ponto de vista da empresa, mas sim do funcionário comum com a tarefa de lidar com documentos sensíveis, seguindo as melhores práticas de segurança.

Então, aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a ficar longe da desordem digital – e evitar um vazamento de dados no trabalho.

Não leve trabalho para casa

Quando você não conseguir terminar alguma coisa durante o horário do expediente, o pensamento lógico de muitas pessoas é levar as pendências para casa. Mas considere que, além do tradicional argumento sobre manter um equilíbrio saudável entre saúde / trabalho, as boas práticas de segurança alertam contra esse tipo de comportamento.

No escritório, a segurança é responsabilidade da equipe de TI que implementa todos os tipos de políticas e usa serviços que mantêm os dados armazenados seguros, computadores protegidos e assim por diante. Os serviços para empresas geralmente são mais robustos e complexos em vários âmbitos, se comparados aos aplicativos utilizados por usuários em dispositivos domésticos. Por exemplo, no OneDrive for Business, a Microsoft emprega vários níveis de criptografia de dados e permite que as organizações bloqueiem o compartilhamento de documentos com todos. O OneDrive para usuários comuns não possui esses recursos.

A moral da história é que se ocorrer um vazamento de dados devido às políticas de segurança incorretas ou porque seu computador corporativo está insuficientemente protegido, a equipe de TI é a culpada, não você.

No entanto, o cenário muda assim que você leva trabalho para casa ou começa a usar serviços externos para armazenar documentos corporativos, pois assume total responsabilidade pela segurança desses dados e deve garantir que eles não cairão nas mãos erradas. E como sempre falamos, existem diversas maneiras pelas quais essas informações podem ser perdidas ou acidentalmente distribuídas.

As possibilidades são inúmeras. Por exemplo, um Google Docs com link compartilhado pode ser visto não apenas pelos destinatários, mas pelos mecanismos de busca. Outra hipótese é alguém roubar seu laptop não protegido por senha. Ou, se conectar ao seu smartphone por meio da USB no aeroporto.

Revogue as permissões de acesso

Não é preciso dizer que trabalhar com documentos compartilhados online é muito conveniente e uma prática quase onipresente – e que a funcionalidade de especificar quem pode acessá-los facilita muito a vida. O problema é que, na realidade, muitas pessoas atribuem permissões de acesso e esquecem de cancelá-las.

Imagine a seguinte situação: um prestador de serviço externo e você estão trabalhando em uma tarefa juntos, mas a parte do escopo atribuída a ele é finalizada. No entanto, você se esquece de revogar os direitos de acesso. Ele fecha um projeto com o concorrente da sua empresa, e fica muito feliz em conhecer seus segredos. Não é muito difícil imaginar o que os gestores do negócio farão quando descobrirem o que aconteceu, certo?

Para evitar esse tipo de situação, faça verificações regulares de documentos de trabalho para manter o controle das permissões de acesso. Se um funcionário deixar a equipe ou for demitido, verifique imediatamente os documentos que você pessoalmente compartilhou e retire-o. Quando um prestador terceirizado termina o trabalho ou um contrato expirar, faça o mesmo.

Não seja proativo no compartilhamento de informações confidenciais

Como nosso estudo recente mostrou, 30% dos funcionários jovens e 18% da geração mais velha estão dispostos a compartilhar computadores corporativos ou outras credenciais de acesso com colegas. O único alívio é que estão em menor número. Mas o fato de eles existirem não é nada tranquilizador.

Não é difícil pensar que o seu colega pode ter motivos dissimulados e deliberados para distribuir informações confidenciais. Se você for o único responsável por elas, não precisa ser um gênio para adivinhar quem será responsabilizado por esse vazamento.

Segundo, até mesmo um funcionário consciente pode acidentalmente excluir ou enviar errado um documento importante do seu computador. A falta de qualquer intenção maliciosa da sua parte ou do seu colega desastrado não vai deixá-lo longe da fila de desemprego.

Então, o que você divulga aos colegas deve estar sujeito aos mesmos procedimentos que em qualquer outro caso. Ao disponibilizar dados que são sua responsabilidade, você está essencialmente dando a uma terceira pessoa acesso à informação. E já descrevemos acima o que pode acontecer quando as permissões de acesso não são bem gerenciadas.

Coloque seu e-mail em ordem

Já enviou uma mensagem para a pessoa errada? É provável que tenha acontecido pelo menos uma vez. Ou se esqueceu de remover alguém da lista do “com cópia” e ficou em uma situação constrangedora? Sim, nós sabemos, acontece. A razão é geralmente pressa e falta de atenção. Aqui está um simples truque de vida: para evitar ou pelo menos minimizar a ocorrência de tais situações, crie uma tag (algo como Confidencial) e coloque-a em todas as mensagens com conteúdo sensível. Assim, ao enviar ou responder essas mensagens, você identificará a tag e terá o dobro de cuidado, conferindo o conteúdo e para quem está sendo enviada.

Não é apenas por esse motivo que você deve organizar ou manter em ordem o seu e-mail. A caixa de entrada de todos possui documentos ou mensagens necessários com certa periodicidade.  E levar mais de um minuto para encontrá-los porque você não sabe como procurar é terrivelmente ineficiente. Então, nunca é uma perda de tempo classificar e gerenciar seus e-mails.

Arrume a casa

Nosso estudo também indicou uma estreita relação entre os hábitos domésticos e aqueles no trabalho. Em outras palavras, se a sua casa estiver uma bagunça, seu local de trabalho provavelmente também será, assim como a sua vida digital. Então comece devagar para ajudar a cultivar bons comportamentos quando se trata de organizar seu espaço de trabalho digital.